Digitalisering maakt van B2Bike marktleider

Bedrijven stimuleren om hun werknemers meer te doen fietsen. Met die ambitie richtte Johan De Mulder B2Bike op. In 2013 was dat idee revolutionair. Ondertussen is fietsen van en naar het werk al veel meer ingeburgerd. Nieuwe spelers deden hun intrede in deze groeiende markt. Toch slaagt B2Bike erin de concurrenten steeds een stapje voor te blijven. En daarbij speelt IT een cruciale rol. Dankzij een digitaal platform waar offerteaanvragen, berekeningen en bestellingen naadloos op elkaar aansluiten, blijft B2Bike de grootste speler met het meest complete aanbod.

Het IT-platform is de draaischijf van B2Bike. Bedrijven connecteren er met hun loonsysteem. Fietsdealers berekenen er het maandelijkse leasebedrag en de impact op het brutoloon van de werknemers. Offertes van leasemaatschappijen komen binnen via het platform en bestelbonnen en facturen gaan buiten.

Dit state-of-the-art platform stond er uiteraard niet vanaf dag één. Het is het resultaat van een jarenlange, open en constructieve samenwerking met IT-partner Cogetix.

Pionieren met een website

Toen van duurzame mobiliteit en mobiliteitsplannen voor bedrijven nog geen sprake was, zag Johan De Mulder al toekomstmuziek in een aanpak voor bedrijven. “In het begin hadden we niet veel IT nodig”, vertelt Johan De Mulder. “Een website volstond. We waren toen pioniers en vooral bezig met bedrijven overtuigen om hun medewerkers een fiets aan te bieden.”

“Onze mensen wonen te ver, een fiets kopen kost weer extra geld,… Die tegenkantingen moesten we in de eerste plaats ontkrachten. Niet elke medewerker woont ver van zijn werk en je kan ook geld kan besparen door een fiets aan te bieden in plaats van een dure parkeerplaats.”

Het verhaal plakte bij veel bedrijven en al snel groeide B2Bike. Toen de eerste corporate ondernemingen oren kregen naar een fietsplan, werd de fiets gekoppeld aan een compensatie op verloning. De aankoop of lease van de fiets wordt omgezet in een maandelijks leasingbedrag en dat bedrag wordt omgerekend naar een inhouding op het brutoloon. Dit maakt de berekeningen wel een pak complexer.

Berekeningstools voor fietsdealers 

B2Bike startte aanvankelijk zelf met de ontwikkeling van berekeningstools op maat van zijn klanten. Het aantal aanvragen steeg gestaag. Dus was meer informatisering nodig. Johan klopte aan bij Cogetix.

Zo ontstond een eerste versie van het platform, een eenvoudige low-budget oplossing. De fietsverkoper gaf via een online formulier de waarde van de investering in. De gegevens werden doorgestuurd naar de berekeningstool in een spreadsheet. En enkele seconden na verzending kon de dealer aan de klant het maandelijkse leasebedrag en de inhouding op zijn loon meedelen. 

Schaalgrootte leidt naar nieuw platform

Toen bedrijven als BASF, Lanxess en Totalfina klant werden bij B2Bike, schoot het aantal aanvragen pijlsnel de hoogte in. Tot enkele duizenden berekeningen per maand. Het huidige systeem botste op zijn limieten. De dealers hadden ook dubbel werk: ze moesten data zowel in het kassasysteem als in het online formulier intikken, met natuurlijk een grote kans op fouten. Om concurrentieel te blijven werd het hoog tijd om de volgende stap in IT-ontwikkeling te zetten.

Cogetix stelde voor om in eerste instantie de spreadsheets te vervangen door een volwaardige relationele database gekoppeld aan een low-code development omgeving. Zo kon snel een nieuwe user interface worden opgeleverd. Het tweede generatie platform werd geboren. Met als voordelen: de garantie op een stabiele omgeving met 99.9% uptime, supersnelle berekeningen en een beheersbare licentiekost. Ook integreerde Cogetix Teamleader, de applicatie die B2Bike gebruikt voor offertes en facturen aan de leasingmaatschappijen, mee in het platform via API requests. 

Toekomstgericht samenwerken

En nog stopt het niet. Het dealernetwerk van B2Bike blijft groeien. “Door de schaalgrootte en de druk van de concurrentie hebben wij een permanente wishlist van IT-ontwikkelingen”, legt Johan uit. “Tegelijk is het platform voor ons zo bedrijfskritisch dat we door enkele minuten downtime al gauw honderden berekeningen per dag zouden missen. En daarbij moet het allemaal ook financieel haalbaar blijven.”

Cogetix en B2Bike staken de koppen bij elkaar en zochten naar een toekomstgericht en win-win samenwerkingsmodel. “Wij kozen voor een retainer model op basis van storypoints. Daarbij werken we volgens de agile-methode, met iteraties van een week. Elke week ontwikkelen we nieuwe kleine stukjes die dan getest en bijgestuurd worden. En dat gebeurt allemaal in nauw overleg met onze vaste contactpersoon bij B2Bike, die ook heel IT-minded is”, weet Kristof Boden, zaakvoerder van Cogetix. 

Er is een nu duidelijke roadmap waarbij de nieuwe ontwikkelingen via een backlog worden opgevolgd. “Voor de ontwikkeling van de webapplicatie voor de dealers en de backoffice zijn we inmiddels afgestapt van het low-code platform. We kiezen nu resoluut voor de oneindige mogelijkheden van React als front-end framework. Dit is dus al de derde generatie van het platform.” 

Ondertussen heeft B2Bike al meer dan 80.000 offertes gegenereerd dankzij het platform van Cogetix. ”Investeren in digitalisering heeft ons geleid tot waar we nu staan”, zegt Johan. “Maar de concurrentie blijft ook niet achter. Het is een permanente strijd. Daarom zijn wij altijd bezig met ‘the next step’. Met Cogetix hebben wij daarvoor een betrouwbare partner gevonden, met de nodige expertise. En even belangrijk: met dezelfde mentaliteit als die van ons. No-nonsense, bereikbaar, communicatief en open voor groei en professionalisering.”