DE SINGEL maakt komaf met verloren voorwerpen

Een site van 45.000 m² met meer dan 1.000 ruimtes. Vind daar maar eens je materiaal terug. Dat was de uitdaging die Cogetix kreeg van kunstensite DE SINGEL: hoe geraken we aan een betaalbaar systeem voor asset tracking? Dit is het verhaal over hoe je met je bestaande Cisco Meraki infrastructuur en een paar slimme IT-integraties je hoogwerkers, pompen en ladders in realtime opspoort. 

De samenwerking tussen DE SINGEL en Cogetix startte al enkele jaren geleden. Zo installeerde Cogetix een performant wifi-netwerk met Cisco Meraki access points over de hele site. Toen al wees Cogetix op de extra bluetooth mogelijkheden van deze toestellen.  Daarnaast verving Cogetix geleidelijk aan de bestaande IT-applicaties door toekomstgerichte cloud-toepassingen zoals Google Workspace. 

Pierre Van Diest, zakelijk directeur van DE SINGEL omschrijft zijn IT-partner als communicatief, transparant en ook heel creatief. “Ik weet dat ik op hen kan rekenen voor werkbare oplossingen, vandaar dat ik dit project ook aan hen heb toevertrouwd.”

Asset tracking als oplossing

“Op deze grote site verliezen we veel tijd met materialen zoeken. Niet iedereen zet alles mooi terug op zijn plaats. En soms raken we ook echt iets kwijt voor lange tijd, kopen we een nieuw exemplaar ter vervanging en vinden het dan ineens toch terug. Dat kost ook veel geld”, schetst hij de situatie. Asset tracking, of een applicatie waarmee je je materiaal kan lokaliseren, is de oplossing. 

Geen zotte kosten 

Er zijn uiteraard een reeks bestaande applicaties op de markt. “Op de markt vind je zeker aanbod. Maar vaak waren die applicaties te duur omdat ze ook veel meer mogelijkheden voorzagen dan wij nodig hadden. En een voorwaarde was ook dat we hier geen zotte kosten voor zouden maken”, stelt Van Diest. “Ik bedoel daarmee geen zware investeringen in extra soft- of hardware en geen bijkomende abonnements- of licentiekosten. ” 

Een toepassing op maat, die zoveel mogelijk de bestaande infrastructuur en toepassingen benut, was voor Cogetix de ultieme oplossing. Aan de basis liggen de bluetooth low energy mogelijkheden van de access points van Cisco Meraki. DE SINGEL heeft 140 van die toestellen verspreid over de hele site. Die werden tot voor kort enkel gebruikt voor het wifi-netwerk. Ze beschikken echter ook over bluetooth. En dat signaal kan worden ingezet om materialen die voorzien worden van een tag, te lokaliseren. 

Tags connecteren met Cisco Meraki

Cogetix koos voor de bluetooth tags van Kontakt.io om aan de materialen te bevestigen. Deze tags zenden signalen uit naar de access points van Cisco Meraki. Aan de hand van de signaalsterkte en de positie ten opzichte van de verschillende zendstations kan je de exacte locatie van de materialen bepalen.

API-integraties en Google Maps

Om tot een gebruiksvriendelijke toepassing te komen, zette Cogetix een platform op waar de verschillende systemen data met elkaar uitwisselen via API’s. De data van de tags, van de zendstations en van Salesforce, de applicatie waarin de ruimtes en materialen zijn geïnventariseerd, komen samen in één platform. Daar wordt de juiste coördinaten van de materialen bepaald. Die positie wordt vervolgens gevisualiseerd op een plattegrond die wordt getoond via Google Maps. 

Gebruiksvriendelijk en toegankelijk

Het platform is geïntegreerd in het intranet van DE SINGEL. Via het intranet hebben de medewerkers makkelijk toegang tot de plattegrond van de verschillende verdiepingen in Google Maps. Daar zien ze in realtime waar hun hoogwerker, pomp of ladder zich op dat moment bevindt. 

Geld- en tijdswinst 

“Er gaat nu veel minder materiaal verloren en we winnen echt hopen tijd bij het zoeken naar iets. Ook als je op het laatste nippertje nog snel iets moet vinden, is dat geen probleem meer. Even inloggen en je ziet je ladder praktisch letterlijk staan”, weet Pierre Van Diest. 

Hij is ook heel blij met de manier waarop deze oplossing tot stand is gekomen. “We hebben met Cogetix heel korte communicatielijnen. Ze werken iets uit, koppelen daarover terug, we bespreken het samen en als het goed zit bouwen ze een volgende stukje. Zo gaan we stap voor stap samen vooruit. Ze denken ook heel erg mee en zoeken voortdurend naar oplossingen.”
 

Developers Brent Van Tilborg en Kevin Griffioen treden dat bij: “Dat maakte dit project voor ons zo tof en uitdagend: de combinatie van hard- en software, van gekende en nieuwe applicaties en het ontwikkelen van nieuwe logica. En dat alles samenbrengen tot een geheel dat vlot werkt. Dat geeft zoveel voldoening”.