IT krijgt een hele nieuwe rol in hetpaleis

Over hetpaleis

• Klant: hetpaleis
• Sector: Cultuur
• Locatie: Theaterplein, Antwerpen
• Grootte: 50 vaste personeelsleden - stagiaires en freelancers - 50.000 bezoekers/jaar

hetpaleis is een theaterhuis voor kinderen, jongeren en kunstenaars in het hart van Antwerpen. Het gezelschap is in 1997 gegroeid uit het voormalige Koninklijk Jeugdtheater (KJT). Met gemiddeld 10 producties per seizoen, publieke optredens en schoolvoorstellingen in eigen huis en op tournee, is hetpaleis nu het grootste productiehuis voor jeugdtheater in Vlaanderen.

Meer dan vijftig vaste personeelsleden in samenwerking met stagiaires en freelancers leiden deze producties zakelijk en artistiek in goede banen. Het theaterhuis is gevestigd in de Stadsschouwburg aan het Theaterplein. De Grote zaal biedt plaats aan meer dan 500 toeschouwers, de Kleine zaal aan 100 kijkers. Voor en na voorstellingen, workshops en vakantiekampen ontmoeten kinderen, jongeren en kunstenaars elkaar in de aanpalende belevingsruimte hetgeluk.

In de jaren negentig was KJT een van de eerste organisaties in de culturele sector die een computer in gebruik nam en een IT-beheerder aanstelde. Die installeerde een performant netwerk, gebaseerd op Windows-technologie, met stevige toegangscontrole en geautomatiseerde back-ups. State of the art in die tijd.

Door krappe budgetten kon hetpaleis deze voortrekkersrol echter niet volhouden. De server geraakte overvol en de infrastructuur verouderd. Personeel en publiek hebben tegenwoordig ook andere vereisten: wifi-toegang voor bezoekers, flexibel werken van op afstand, informatie en agenda’s delen, vrije keuze van devices en systemen. Tijd voor vernieuwing dus!

Met G Suite en Cisco Meraki naar nieuwe werkcultuur

Zakelijk leider Frederik Verrote deed beroep op Cogetix om deze vernieuwing door te voeren. In een eerste fase zorgde de leverancier voor de vervanging van de overvolle server. Met G Suite introduceerde Cogetix een betrouwbare cloudoplossing. Die bood ook meteen een uitweg voor een andere uitdaging: makkelijk informatie delen en samenwerken aan documenten.

Kostenbesparend werken

De installatie van G Suite ging gepaard met de migratie van de accounts naar Google Drive, Gmail en Google agenda. En ook dat heeft extra voordelen. Zo is het in de Google voor Non-profit versie die hetpaleis gebruikt, heel makkelijk om accounts bij te maken of af te sluiten.

Verrote ziet dit als een grote financiële stap vooruit: “Wij kunnen dat nu zelf, zonder tussenkomst van een IT-dienst. In enkele muisklikken heb je een tijdelijke medewerker, freelancer en stagiaire mee in je netwerk. Vroeger liep dat via IT en was dat veel omslachtiger en duurder.”

Van wantrouwen naar zelfredzaamheid

Vaste medewerkers bekeken deze nieuwe manier van werken in eerste instantie met wat wantrouwen. Is dat wel veilig? Wie heeft allemaal toegang tot onze documenten? Hebben we nog VPN nodig? Hoe organiseer je dat samenwerken en werken op afstand efficiënt?

Cogetix nam in praktijkgerichte trainingen deze koudwatervrees voor een groot stuk weg. En blijven er vragen, dan zijn zij heel makkelijk aanspreekbaar.

“Omdat het zo gebruiksvriendelijk is, merken we dat onze medewerkers veel zelfredzamer worden. Ze slagen er in om zelf oplossingen te vinden. En dan heb ik het niet alleen over de jonge wizkids. Ook mensen die hier al 30 jaar werken, lossen zelf computervragen op en helpen elkaar verder”, legt Frederik Verrote uit.

Quote: “De gebruiksvriendelijkheid en transparantie van het netwerk maakt ons als gebruikers veel zelfredzamer.”

Stabiliteit door transparant netwerk

In een volgende fase concentreerde Cogetix zich op het netwerk. De sterk verouderde spaghetti van kabels en switches is nu vervangen door een overzichtelijke netwerkinfrastructuur. Cisco Meraki switches, wifi access points en nieuwe netwerkbekabeling zorgen voor een stabiele internetverbinding met makkelijk te beheren toegangen.

“De architectuur van het netwerk hebben we veel beter in kaart en de verbindingen tussen de systemen zijn duidelijk. Een probleem kunnen we nu vaak zelf oplossen, ook al zijn wij geen IT-specialisten”, prijst Verrote ook de gebruiksvriendelijkheid van het Meraki dashboard.

Krachtige wifi

Voor het jonge publiek van hetpaleis en de bezoekers van de theatercafetaria hetgeluk, is wifi-toegang een evidentie. Dat kan nu, met de Meraki-infrastructuur, heel makkelijk. Een deel van de internetverbinding is beschikbaar voor het publiek, met de nodige limieten voor downloads. Die verbinding is ook goed afgescheiden van het eigen netwerk van hetpaleis. Er is geen impact qua snelheid of capaciteit.

Op aanraden van Cogetix onderhandelde hetpaleis ook nieuwe telecomcontracten. Zo heeft de organisatie nu voor eenzelfde budget een veel krachtigere internetverbinding.

Kostenbesparende oplossing voor de toekomst

Cogetix gidste hetpaleis naar een nieuwe manier van werken, met gebruiksvriendelijke cloudsoftware (G Suite) en een up-to-date en performant netwerk (Cisco Meraki).

Dat maakt dat hetpaleis ook wat devices betreft, veel meer mogelijkheden heeft. Desktops worden systematisch vervangen door laptops. Medewerkers werken zonder problemen samen van op verschillende devices (smartphone, laptop, tablet) en operating systemen (Windows, Android, MacOs,…). En kassa’s kunnen over heel het gebouw worden ingeplugd.

Klaar voor nieuwe cloud-oplossingen

“We zijn helemaal ‘futureproof’ en klaar voor een volgende fase. Ik denk daarbij aan de introductie van Chromebooks bijvoorbeeld. En we willen ook steeds meer toepassingen online krijgen zoals ticketing, ons boekhoudsysteem, gebouwbeheer, enz. “, plant Verrote de volgende stappen.

Quote: “We sparen een flink budget uit in IT-onderhoud en ondersteuning. En we zijn helemaal klaar voor de toekomst.”

Partner voor de toekomst

Voor een zakelijk leider met beperkte IT-kennis was de keuze voor een partner als Cogetix snel gemaakt. “Onze IT-beheerder is na zijn pensionering niet vervangen. Ik had nood aan een leverancier die onze ideeën rond toegankelijkheid, gebruiksvriendelijkheid en kostenefficiëntie deelde. Dat doet Cogetix als de beste. Zij denken helemaal mee en leggen ook duidelijk uit welke stappen je best zet. En oké, de vernieuwing van ons netwerk was een flinke investering. Maar wat we nu uitsparen in onderhoud en ondersteuning, scheelt een flinke slok op de borrel.”

Oplossingsgericht en hoge reactiesnelheid

Wat Verrote apprecieert in de samenwerking met Cogetix: “Je hebt echt het gevoel dat ze permanent beschikbaar zijn. Hoe ze dat aanpakken, weet ik niet. Maar ze reageren indrukwekkend snel op vragen. En ook al hebben ze niet onmiddellijk een oplossing klaar, ze houden je op de hoogte van de voortgang.”

Die klantgerichtheid ervaren ook de collega’s van Frederik. “Ben en Kristof van Cogetix slagen er in heel snel het vertrouwen van onze medewerkers te winnen. Ze leggen ook uit hoe ze iets opgelost hebben zodat onze mensen dat in het vervolg zelf kunnen. Efficiënt en kostenbesparend, ook op de lange termijn!”

Summary

Uitdagingen

• Verouderde infrastructuur
• Acuut gebrek aan opslagruimte op Windows server
• Individuele opslag van bestanden, geen samenwerking
• E-mail en agenda moeilijk toegankelijk van op afstand
• Verouderd back-up systeem
• Onbetrouwbare netwerkverbindingen door heterogene netwerkconfiguratie

Oplossing

• Migratie van Microsoft Exchange on-premise naar Gmail en agenda
• Migratie van fileserver naar Google Drive
• Vervanging netwerkapparatuur door Cisco Meraki full-stack oplossing (cloud managed firewall, switches en wifi access points)
• Vernieuwing netwerkbekabeling (UTP + fiber)
• Vernieuwing internetverbindingen en contracten
• Ontmanteling van on-premise servers (hardware + VM’s)
• Uitrollen van Cisco Meraki endpoint management in combinatie met endpoint protection van F-Secure
• Training voor interne medewerkers rond samenwerken in de cloud

Resultaat

• Verbeterde samenwerking dankzij Google documenten en Hangouts
• Vereenvoudigde on-premise IT infrastructuur en lagere onderhoudskost
• Transparantie van het netwerk met Cisco Meraki cloud dashboard
• Altijd en overal toegang tot de juiste gegevens
• Betrouwbare internetverbinding voor medewerkers en bezoekers
• Bedrijfszekerheid en nakoming wettelijke verplichtingen (bvb. GDPR) gegarandeerd door de cloud-leveranciers

Productlijst

G Suite

• Gmail
• Agenda
• Drive
• Hangouts

Cisco Meraki

• Security Appliance
• Switching
• Wireless LAN
• Endpoint management

F-Secure endpoint protection

• F-Secure Advanced Workstation