Omnia Travel boekt Google Workspace opleidingen

Vlotter leren werken met Google Workspace, dat was de vraag van reisorganisatie Omnia Travel. 82 medewerkers leerden in 26 online opleidingen optimaal gebruik maken van Gmail, Calendar, Chat & Meet, Google Drive, Google Docs, Google Sheets Basis & Expert. Wat bracht dat op?

Omnia Travel is een reisorganisatie met een 90-tal medewerkers. De Google werkomgeving werd er ongeveer vier jaar geleden in gebruik genomen. Dat was op initiatief van de IT-afdeling. De medewerkers kregen enkele werkinstructies over hun nieuwe tool en daar moesten ze het mee doen. Wegens de hoge werkdruk was er nooit de kans om te investeren in doorgedreven opleidingen.

Toen corona de reissector lamlegde, besloten directeur Jan Van Steen en hr-manager Ludo Schodts van Omnia Travel de vrijgekomen tijd nuttig te besteden. “Nu was er eindelijk tijd om onze medewerkers de kans te bieden hun Google Workspace competenties aan te scherpen met een gericht opleidingsaanbod,” legt Jan Van Steen uit. Van de nood een deugd maken, noemen ze dat.

Google Workspace opleidingen

Ludo Schodts vroeg Cogetix een Google Workspace opleidingsaanbod op maat uit te werken. Daarbij ging Cogetix niet over één nacht ijs. “Om zoveel mogelijk maatwerk te bieden, zoemden we dieper in op de werking van Omnia Travel. Hoe is het werk georganiseerd in de onderneming? Welke afdelingen en clusters zijn er? Wat voor profielen werken er? Wat gebeurt er allemaal met de tools van Google Workspace? Belangrijk om weten als je zo’n opleidingsplan wil uitrollen,” legt digital workspace specialist Jeroen Van Opstal uit.

Nulmeting

Om dat allemaal in kaart te brengen, zette Cogetix een nulmeting op: een bevraging bij de medewerkers waarin werd gepeild naar het gebruik van de tools en naar het kennisniveau. “We vroegen ook expliciet wat voor hen de tijdrovers waren en wat hen frustreerde in het werken met Google Workspace”, vervolgt Jeroen.

Aanbod op maat

Op basis van deze informatie stelde Cogetix een aanbod aan opleidingen samen, helemaal op maat van de noden van de medewerkers. Met modules over de verschillende tools (Gmail, Docs, Sheets, Drive, Chat, Meet,...) en dat op diverse niveaus (beginner, expert).

Online en interactief

Om zoveel mogelijk rendement te halen uit de opleidingen staan interactie en verankering centraal in het opleidingsplan van Cogetix. Door corona konden de lessen enkel online plaatsvinden. Dat maakt interactie moeilijker. Daarom werd het aantal deelnemers per sessie beperkt tot 10. “De lesgever was hier cruciaal. Dankzij zijn uitstekende kennis en het goede contact dat hij kon opbouwen met onze medewerkers, is het toch allemaal heel efficiënt en correct verlopen”, weet Ludo Schodts.

Vervolgsessies voor meer rendement

De opleidingen werden ingepland in blokken gespreid over 9 weken. Voor elke opleiding stond 2 weken later een vervolgsessie op de planning. En dat is een bewuste keuze. Want als je na je opleiding echt aan de slag gaat met wat je leerde, dan pas komen de vragen. “In de vervolgsessie vangen we die vragen op en gaan we daar dieper op in,” legt Jeroen uit. “Op die manier kan je de nieuwe kennis veel beter vasthouden en verankeren.”

Evaluatie en impact

En hoe zit het dan nu met die nieuwe kennis? “Onze medewerkers waren zeer tevreden over de opleidingen. Ze werken alle dagen met Google Workspace en ze getuigen dat ze nu bepaalde zaken sneller en vlotter kunnen afhandelen”, weet Ludo Schodts. Jan Van Steen vult aan: “Inderdaad, ze leerden heel wat tricks om Google Workspace efficiënter te gebruiken. Informatie delen bijvoorbeeld, vinden ze makkelijker”.

Ook Cogetix peilde in een bevraging naar de impact van de opleiding. 92% van de deelnemers ervaart die heel positief. Ze ondervinden dat ze productiever zijn en dat samenwerken vlotter verloopt. De meeste ondervraagden beweren zelfs per week een half uur tijd te winnen.

Adviezen voor de toekomst

Cogetix bundelde al deze bevindingen voor Omnia Travel in een interessant rapport en voegde er enkele aanbevelingen voor de toekomst aan toe. Jeroen Van Opstal geeft een voorbeeld: “In onze gesprekken met de medewerkers ontdekten we bijvoorbeeld dat ze veel tijd verloren omdat hun opslagcapaciteit beperkt was. We hebben dan ook aanbevelingen geformuleerd voor een andere Workspace licentie met meer opslag. Of we merkten dat ze bepaalde functionaliteiten verkeerd gebruikten, waardoor ze efficiëntie misten. Ook daar hebben we nieuwe voorstellen gedaan”, legt Jeroen uit.

En ook om de kennis van Google Workspace vast te klikken in de organisatie en toegankelijk te maken voor nieuwe medewerkers, ligt er een plan klaar. “Zo stellen we voor een interne expert aan te duiden waar iedereen terecht kan met zijn vragen, naast coachingsessies, een onboarding training voor nieuwe medewerkers en een opleiding on demand”, besluit Jeroen.

Voor Omnia Travel was de ervaring heel positief. “Het traject met Cogetix verliep heel goed. Onze medewerkers hebben belangrijke stappen vooruit gezet in vlotter werken met de Google Workspace. Jeroen is een top lesgever. En hun aanbevelingen zijn een mooie surplus”, besluiten Jan Van Steen en Ludo Schodts.

Interesse?

Ook interesse in een Google Workspace opleidingstraject? Contacteer ons.