Algemene voorwaarden SheEO

(versie 1 augustus 2021)

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de diensten en aanbiedingen van SheEO BV, met maatschappelijke zetel te 9500 Geraardsbergen, Bildeken 42, met ondernemingsnummer BE 0771.902.838, hierna ‘SheEO’ genoemd. De toepassing van eventuele voorwaarden van de klant zijn uitgesloten.

Deze algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten van SheEO. 

De klant verbindt zich ertoe alle relevante gegevens en inlichtingen desgevallend gestaafd met stukken, te verstrekken. De klant staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de dergelijke informatie en gegevens, ook indien deze verifieerbaar zijn. SheEO levert haar diensten uitsluitend ten behoeve van de klant. Derden kunnen aan de verrichte werkzaamheden en de resultaten daarvan geen rechten ontlenen. SheEO engageert zich om de opdracht middels een inspanningsverbintenis met de nodige professionaliteit uit te voeren.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen. 

SheEO behoudt zich het recht de Algemene Voorwaarden op ieder moment te wijzigen.  De recentste versie van de algemene voorwaarden is steeds te consulteren op de website: www.SheEO.be De wijzigingen hebben geen invloed op lopende overeenkomsten.

Er is sprake van een overeenkomst wanneer de opdrachtgever aan SheEO een aanvraag doet voor het verstrekken van diensten in het kader van (niet-limitatieve lijst) GDPR advies en implementatie, privacy, compliance, contractmanagement, contractenrecht, corporate housekeeping, algemene juridisch-administratieve ondersteuning, bedrijfsopleidingen. Zo’n schriftelijke opdracht kent verschillende verschijningsvormen, waaronder een getekende offerte, een getekend contract, een brief, een e-mail of een ingevuld inschrijvings- of aanmeldingsformulier van SheEO.

3.1. SheEO informeert de klant stipt over de uitvoering van zijn opdracht. De klant geeft stipt en gedurende de gehele duur van de opdracht, desgevallend op verzoek van SheEO, alle nuttige informatie aan SheEO.

3.2. De klant geeft de uitdrukkelijke toestemming aan SheEO om alle gegevens nodig voor de opdracht, daarbij inbegrepen bijzondere persoonsgegevens overeenkomstig artikel 8 en artikel 9 GDPR, te verwerken in het kader van deze opdracht voor een of meer doeleinden.

3.3. Uw gegevens zullen enkel gedeeld worden met derde partijen in het kader van de uitoefening van de opdracht. Uw gegevens worden bewaard voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen SheEO en de klant.

3.4. SheEO heeft inzake veiligheid passende technische en organisatorische maatregelen genomen, teneinde de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. SheEO past een op maat gemaakt veiligheidsbeleid toe waarbij de veiligheid van uw gegevens centraal staan.

3.5. De klant heeft het recht om op elk ogenblik een verzoek tot inzage, correctie, wissing, gegevensoverdraging van zijn persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van zijn toestemming of bezwaar op de verwerking van zijn persoonsgegevens aan SheEO te richten. De privacy policy van SheEO is terug te vinden op SheEO.be/privacypolicy

3.6. De klant kan zijn rechten uitoefenen evenals een klacht in te dienen door SheEO te contacteren, hetzij per e-mail via saskia@sheeo.be  hetzij via het contactformulier van de website www.sheeo.be   of per post naar SheEO BV, Bildeken 42, 9500 Geraardsbergen. Bij dergelijk verzoek dient u steeds een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart te voegen.

3.7. De klant heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail:  contact@apd-gba.be

Buiten de gebruikelijke taken die door SheEO worden vervuld, gaat de klant akkoord dat SheEO, onder de verantwoordelijkheid van deze laatste, voor specifieke opdrachten een beroep kan doen op andere specialisten voor de uitvoering van zijn opdracht.

5.1.  De kostprijs voor de dienstverlening is de vergoeding voor de door SheEO geleverde diensten. Deze kostprijs kan berekend worden ofwel op vooraf afgesproken vaste prijzen, ofwel op basis van een periodieke abonnementsforfait ofwel op basis van een uurtarief. Zowel het uurtarief als de het abonnementsforfait kunnen periodiek door SheEO worden herzien en zijn van toepassing vanaf de datum van de wijziging.

5.2. De overeengekomen kostprijs voor de dienstverlening is steeds exclusief btw aangegeven. De overeengekomen kostprijs voor dienstverlening zal verhoogd worden met de btw tegen het toepasselijke tarief (21%).

5.3.  SheEO kan voor de aanvang van de opdracht en/of gedurende de opdracht één of meerdere voorschotten vragen. Een voorschot is het forfaitair bedrag dat de klant betaalt aan SheEO, voorafgaand aan een gedetailleerd overzicht van de kostprijs voor de dienstverlening.

5.4. In de eindfactuur omtrent de opdracht worden de voorschotten op het totale bedrag in mindering gebracht. Alsdan zal een regularisatie plaatsvinden (in plus of in min) van de btw op de voorgeschoten kosten.

5.5.  De klant betaalt de voorschotten en de eindfactuur van SheEO binnen veertien dagen na ontvangst van de desbetreffende factuur. SheEO kan, indien dit voor de goede dienstverlening noodzakelijk is, gemotiveerd een kortere betalingstermijn bepalen.

5.6.  Indien de klant niet akkoord gaat met het gevraagde voorschot of de eindfactuur moet hij deze binnen veertien dagen na ontvangst schriftelijk protesteren.

5.7.  Na aanmaning, hetzij per brief hetzij per e-mail,  tot betaling van de openstaande factuur en bij gebrek aan terecht bevonden protest is de klant op het openstaande saldo van rechtswege rente verschuldigd gelijk aan de rentevoet conform de wet inzake betalingsachterstand bij handelstransacties vanaf de datum van de aanmaning. Bij laattijdige betaling is de klant ook een eenmalige compensatie voor invorderingskosten verschuldigd, gelijk aan 10% van de achterstallige hoofdsom, met een minimum van 125,00 euro. Bij wanbetaling zal SheEO de nodige stappen ondernemen, en kan SheEO de dienstverlening opschorten.

De door SheEO uitgewerkte bedrijfsdocumenten, GDPR documenten, GDPR procedures, contracten, policies, PowerPoint presentaties e.d. zijn auteursrechtelijk beschermd en mogen niet worden doorgegeven aan andere ondernemingen, dochterondernemingen, zusterondernemingen, consultants, partners, medewerkers, klanten, leveranciers, e.d. van de Opdrachtgever zonder de expliciete goedkeuring van Saskia Monseur, zaakvoerster van SheEO. 

Inbreuken die hiertegen worden gepleegd zullen worden doorverwezen naar de bevoegde rechtbanken.

7.1. SheEO is enkel aansprakelijk voor verlies, schade, kosten, uitgaven, vorderingen ontstaan in verband met de uitvoering van de opdracht (de “Schade”) geleden door de klant ten gevolge van grove nalatigheid, grove fout of bedrog in de uitvoering van de opdracht. In geen geval is SheEO aansprakelijk voor onrechtstreekse Schade of gevolgschade, waaronder begrepen schade geleden door derden.

7.2. Indien het is vastgesteld dat SheEO aansprakelijk is, is haar aansprakelijkheid – zowel contractueel als extracontractueel – beperkt tot een bedrag gelijk aan  de totale kost van de dienstverlening betaald door de klant voor de betrokken opdracht onverminderd wat hierna volgt.

7.3.  Indien SheEO wordt aangesproken ten gevolge van een fout of nalatigheid van SheEO en derden (met inbegrip van de klant), zal SheEO ten hoogste aansprakelijk zijn voor de schade die rechtstreeks is veroorzaakt door de fout of nalatigheid van SheEO zonder hoofdelijk of in solidum gehouden te zijn met die derden.

7.4. SheEO is niet aansprakelijk voor vertragingen of gebreken in de uitvoering van de opdracht indien dit te wijten is aan omstandigheden buiten haar wil of controle, met inbegrip van handelingen of nalatigheden ten gevolge van het falen van de samenwerking met de klant of andere partijen, elektronische panne of interruptie van communicatiemiddelen niet aan haar te wijten, stakingen, of in het algemeen elke situatie die niet kon worden voorzien of vermeden bij aanvang van de opdracht.

7.5.  Elke vordering ten overstaan van SheEO moet op straffe van verval onverwijld in rechte worden ingesteld. Elke aanspraak ten aanzien van SheEO vervalt in elk geval indien niet binnen het jaar nadat de omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid ontdekt wordt, of redelijkerwijs kon ontdekt worden, de vordering in rechte is ingesteld.

7.6.  Onverminderd kortere termijnen ingevolge de wet of deze voorwaarden, verjaren in elk geval alle vorderingen tegen SheEO twee jaar na het einde van de betrokken opdracht.

7.7.  De klant zal SheEO, medewerkers en aangestelden vrijwaren tegen alle aanspraken van derden in verband met, of voortvloeiend uit, de opdracht.

7.8.  Voormelde regeling geldt niet in geval van bedrog – tenzij bedrog gepleegd door de aangestelden van SheEO – en geldt voor zover en in de mate naar Belgisch recht of de deontologische verplichtingen mogelijk.

SheEO is van rechtswege bevrijd en niet gehouden tot nakoming van enige verbintenis tegenover de cliënt ingeval van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan de situatie waarin de uitvoering van de overeenkomst door SheEO geheel of gedeeltelijk, al dan niet tijdelijk, verhinderd wordt door omstandigheden buiten de wil van SheEO, zelfs al was deze omstandigheid ten tijde van de totstandkoming van de overeenkomst al te voorzien. De volgende gevallen worden alleszins als overmacht beschouwd: machinebreuk, staking of lock-out, brand, oproer, oorlog, epidemie, overstroming, hoog ziekteverzuim, elektrische-, informatica-, internet- of telecommunicatiestoringen, beslissingen of interventies van overheidswege (met inbegrip van weigering of annulering van een vergunning of een licentie), brandstoftekorten en fouten of vertragingen te wijten aan derden.

Indien SheEO door enige vorm van overmacht verhinderd is de overeenkomst na te komen, is zij gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst op te schorten. De Klant heeft in dat geval geen recht op vergoeding van schade, kosten of rente.  SheEO zal echter de nodige inspanningen leveren om de klant een alternatief aan te bieden.

9.1.  De klant kan op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen mits inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand, door SheEO daarvan schriftelijk op de hoogte te brengen. SheEO maakt haar eindstaat van kosten over aan de klant, rekening houdende met haar prestaties tot aan de beëindiging van de overeenkomst.

9.2   Onze jaarabonnementen, zoals DPO-as-a-service, worden stilzwijgend verlengd.  U kan de overeenkomst opzeggen via aangetekende zending mits inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden.

9.3. Op eerste verzoek zal SheEO aan de klant de stukken van het dossier terugbezorgen.

9.4.   SheEO  kan te allen tijde een einde maken aan de overeenkomst, door de klant hiervan schriftelijk te verwittigen. 

Het is de opdrachtgever of een andere in de overeenkomst betrokken partijen toegestaan tijdens de looptijd van de overeenkomst en/of binnen een jaar na beëindiging van de overeenkomst personen die vanuit de SheEO betrokken zijn of zijn geweest bij de uitvoering van een overeenkomst in dienst te nemen, anderszins werkzaamheden te laten verrichten of hiertoe met deze personen te onderhandelen, anders dan na voorafgaand mondeling overleg en schriftelijke toestemming van de andere partij.n. 

Het Belgisch recht is van toepassing. Alle betwistingen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Aalst.

Als een bepaling van deze Algemene voorwaarden nietig zou worden verklaard, dan heeft dit geen gevolg voor de geldigheid van de overige bepalingen van deze Algemene voorwaarden.

Partijen regelen hun geschillen bij voorkeur in der minne. Zij laten voorafgaand aan elke procedure bij voorkeur de zaak oproepen tot minnelijke schikking voor de rechtbank.