Plenion heeft met het softwarepakket Plenion24/7 een softwarepakket dat het administratief gemak van installatiebedrijven opmerkelijk verhoogt. Het programma houdt onder meer bestellingen, stuklijsten, een overzicht van de installaties en de uitgevoerde interventies en facturatiegegevens bij. Ook beveiligingsspecialist Sterkens Security doet een beroep op Plenion, en met succes: het bedrijf heeft een veel beter overzicht van de lopende en afgeronde contracten en kan besparen op tijd én papier. 

Sterkens Security is een beveiligingsfirma die gespecialiseerd is in integratie oplossingen voor toegangscontrole, camerabewaking, inbraak en brandalarmsystemen. Zaakvoerder Roel Sterkens: “6.000 beveiligingsinstallaties worden jaarlijks onderhouden, uitgebreid en vernieuwd. 15 medewerkers van de buitendienst werken dagelijks een 90-tal service requests af. Het verwerken van al deze werkbonnen in hun huidige ERP-systeem verliep niet vlot. Bovendien was er de nood om offertes te calculeren in het ERP-systeem. En de medewerkers van de buitendienst hadden dringend een mobiele toepassing nodig.“

Daarom doet de beveiligingsspecialist nu al meer dan een half jaar een beroep op het softwarepakket van Plenion, Plenion24/7. In plaats van alle gegevens bij te houden in Word en Excel, wordt alles ingevoerd in het systeem. 

Diverse noden

Plenion is een onafhankelijke softwareontwikkelaar, gericht op installatie- en bouwbedrijven, gaande van kleine zelfstandigen tot KMO’s met zo’n 200 werknemers. Michel Smedts, Sales Manager bij Plenion: “Installatiebedrijven hebben specifieke noden, waar andere pakketten geen antwoord op kunnen bieden.” Binnen de installatiesector biedt het pakket mogelijkheden voor de diverse branches. “In de beveiligingssector, zoals bij Sterkens Security, is er bijvoorbeeld nood aan zonelijsten en het bijhouden van gegevens van de meldkamer. In HVAC is er dan weer extra aandacht voor de opvolging van verwarmingstoestellen, zoals onderhoudsattesten. Ons programma houdt daar rekening mee”, zegt Smedts.

Plenion lanceerde in 2004 de eerste versie van het huidige programma. Jaarlijks worden er een 40-tal versies uitgebracht. Dankzij een gefaseerde in-house opleiding is het eenvoudiger om de werking onder de knie te krijgen en het rijke potentieel van het pakket zo goed mogelijk te benutten.

100% binnen Plenion24/7

Klanten kunnen van a tot z een beroep doen op de software. “De calculatie van de offerte, afdruk van een duidelijke offerte met afbeeldingen, het regelen van de stockuitgiftes en het opmaken van de werkbonnen, de bestellingen en de planningen: al deze zaken gebeuren voor 100% in Plenion24/7. Er komt geen ander programma bij te pas”, aldus Smedts. Alleen voor de boekhouding maakt Plenion een koppeling met het programma van de klant. 

Bovendien kan het systeem gemakkelijk gekoppeld worden aan webshops en catalogi van leveranciers. Michel Smedts: “Zo kan een eigen artikelbestand vliegensvlug worden opgezet, en kunnen prijsupdates ook geautomatiseerd worden. Rekenen en factureren gebeurt altijd automatisch aan de juiste prijs.”

Naast de toename in transparantie en administratiegemak is een ander voordeel van Plenion de mobiele applicatie, die naast de back office-toepassing bestaat. Die kan gebruikt worden door de techniekers op de baan. De applicatie werkt ook offline voor moest de technicus zich op een plek zonder internetverbinding bevinden. “Hij kan de hele dag zijn werk doen en ’s avonds alle data doorsturen.”

Roel Sterkens is tevreden over het resultaat. “Dankzij de mobiele oplossing hebben de buitendienstmedewerkers onmiddellijk een overzicht van de afgewerkte prestaties met bijhorende opmerkingen en extra verbruikte materialen. Bovendien hebben de techniekers een direct beveiligde toegang tot het technisch dossier van de klant en kan de technieker de digitaal ingetekende plannen aanpassen en terug opslaan in Plenion. Ook klanten hebben de mogelijkheid om een overzicht te raadplegen van hun installaties en de historiek van de interventies.”

Up-to-date blijven

Dankzij Plenion24/7 wint Sterkens Security heel wat tijd. “We kunnen perfect up-to-date blijven met al onze interventies. De klanten verwachten dat we binnen de dag kunnen reageren op vragen. Dan is het belangrijk dat we onmiddellijk alle relevante informatie kunnen raadplegen”, aldus Sterkens. 

Zeker naar onderhoud toe is Plenion24/7 een grote meerwaarde gebleken voor het bedrijf. “Wij hebben zo’n 6.000 servicecontracten. Dankzij Plenion24/7 weten onze technici onmiddellijk welk contract aan welke installatie hangt. Het plannen van de onderhouden verloopt ook zeer intuïtief dankzij de grafische planningstool van het programma. Eenmaal dat gebeurd is, wordt de factuur automatisch opgemaakt en krijgt de technieker de afspraak meteen op zijn tablet te zien.”

Dankzij Plenion24/7 kan Sterkens Security heel wat papier uitsparen. “Zo worden onze werkbonnen en plannen nu al volledig digitaal opgemaakt. We proberen het gebruik van papier zoveel mogelijk af te bouwen, al zal het nog wel even duren vooraleer contracten gedigitaliseerd kunnen worden”, besluit Roel Sterkens.