Digitaliseren bevordert de efficiëntie en kan een meerwaarde betekenen voor de hele bedrijfsvoering. Dat heeft ook Bumaco Group begrepen. Alle bedrijven van de groep werken met een ERP-systeem van Plenion, dat zowel voor de opvolging op kantoor als voor de installateurs bij de eindklant niets dan voordelen biedt.

Bumaco Group was in 1994 nog gewoon Bumaco, specialist in HVAC- en professionele koel- en vriesinstallaties. De eenmanszaak van huidig zaakvoerder Roel Buelens groeide uit tot een bedrijvengroep die vandaag alle technieken aanbiedt: Heatco staat in voor verwarming en sanitair, Solairco voor pv-panelen, Kitchco voor grootkeukens, Geelen voor elektriciteit en Bumaco zelf voor airconditioning, warmtepompen en commerciële koel- en vriesinstallaties.

De evolutie van een eenmanszaak naar bedrijvengroep leidde logischerwijs tot een complexer databeheer en projectopvolging. Sinds 2016 werkt elk bedrijf met een eigen ERP-systeem van Plenion, afgestemd op de specifieke noden van de bedrijven. Elke installatietechniek is immers anders. “We werkten voordien al met een ERP-systeem maar dat was verouderd en het vergde nog veel manueel werk om alle gegevens te digitaliseren”, zegt Wim Lemmens, zaakvoerder van Heatco.

De ERP-software van Plenion biedt veel meer mogelijkheden, die stap voor stap zijn geïntegreerd in de werking van elk bedrijf. “In eerste instantie gebruikten we Plenion alleen voor het opmaken van offertes”, vertelt Wim Lemmens. “Daar zijn al snel bestellingen en facturatie bijgekomen. Intussen zit onze volledige planning vervat in het systeem. De volgende stap is de automatisering van onze magazijnen. Bij zusterfirma Kitchco zijn de magazijnen vandaag al geïntegreerd in Plenion, wat een onmiskenbare meerwaarde biedt.”

MOBIEL WERKEN

De grootste verandering sinds de introductie van de ERP-software van Plenion heeft betrekking op de installateurs. Zij kunnen nu mobiel werken via de app. Zo kunnen ze hun persoonlijke planning raadplegen, servicerapporten invullen en meteen naar kantoor doorsturen, en in een handomdraai verbrandings- en reinigingsattesten opmaken. De software maakt tevens de koppeling met de courante meettoestellen, zodat ook die gegevens rechtstreeks kunnen geëxporteerd worden naar de Plenion-omgeving. “Vandaag trekt de installateur de deur van de eindklant achter zich dicht en alle administratie is in orde. Dat was voorheen wel even anders”, zegt Wim Lemmens. “Verder zijn we ook erg tevreden over het offertesysteem. Je hoeft maar een code in te geven en alle informatie van een bepaalde installatie staat op de offerte. Offertes opmaken kost ons minstens de helft minder tijd dan voorheen.”

OOK LAY-OUT VAN BELANG

Toch is het niet alleen de efficiëntieverhoging die telt. “De lay-out kan met ons systeem heel flexibel aangepast worden”, vertelt Michel Smedts, sales manager bij Plenion. “De meeste ERP-systemen kijken alleen naar de administratieve noden, niet aan hoe het resultaat eruitziet. Bij ons is dat wel van belang. Onze programma’s maken tevens projectmatige opvolging mogelijk, en zijn niet zuiver op distributie gericht.”

INFORMATIE DELEN

Nog enkele werkprocessen die worden vereenvoudigd: meetstaten aangeleverd door studiebureaus kunnen rechtstreeks ingelezen worden vanuit Excel. Plenion maakt de berekening en de prijzen kunnen teruggeplaatst worden in de het Excel-bestand van de aanvrager en hoeven bijgevolg niet overgetikt te worden. Opnieuw tijd bespaard. Voorts kan in Plenion de webshop geraadpleegd worden van een heel aantal leveranciers, waardoor alle informatie en foto’s op de offertes terechtkomen met een simpele klik.

“Persoonlijk ben ik altijd voorvechter geweest van een dergelijk ERP-systeem. Hoe meer en beter je informatie deelt binnen een bedrijf, hoe beter het kan draaien”, besluit Wim Lemmens.